INFORMATIVA SULLA PRIVACY PER I CANDIDATI

Nell’ambito della procedura di selezione, la Società raccoglierà e tratterà i dati personali relativi agli aspiranti collaboratori. La Società s’impegna ad agire con trasparenza in merito alle sue modalità di raccolta e uso di tali dati e ad adempiere ai propri obblighi di protezione dei dati.

 

Quali informazioni raccoglie la Società?

“Per “Dati personali” (o informazioni personali), s’intende qualunque informazione relativa a una persona che consente di identificarla, solo ed esclusivamente da tale informazione o insieme ad altre informazioni in nostro possesso.

Nell’ambito della procedura di selezione, la Società raccoglierà una serie di informazioni sul candidato, tra cui:

  • nome, indirizzo e dati di recapito, compresi indirizzo di posta elettronica e numero di telefono;
  • dati relativi a qualifiche, competenze, esperienza e precedenti lavorativi;
  • informazioni sull’attuale livello di retribuzione, tra cui diritti a prestazioni;
  • eventuale disabilità per cui la Società deve effettuare ragionevoli adeguamenti durante la procedura di selezione; e
  • informazioni per verificare l’identificazione e il diritto a lavorare nel Regno Unito.

La Società può raccogliere tali informazioni in vari modi. Ad esempio, i dati potrebbero essere contenuti in moduli di candidatura, CV, ottenuti dal passaporto o altri documenti di identità del candidato, o acquisiti attraverso colloqui o altre forme di valutazione.

Se al candidato viene offerto l’impiego a seguito della procedura di selezione, avremo necessità di ottenere maggiori dati personali, i cui dettagli sono contenuti nella nostra Informativa sulla riservatezza dei dati dei dipendenti.

I dati personali possono essere tratti dalle informazioni che il candidato ha pubblicato su bacheche di lavoro o su siti di social media quali LinkedIn in cui il candidato ha dichiarato di essere attualmente alla ricerca di occupazione.

La Società può anche raccogliere dati personali sul candidato da soggetti terzi, tra cui referenze fornite da ex datori di lavoro, informazioni da aziende che effettuano controlli sulle pregresse attività lavorative e informazioni tratte dalle verifiche dei precedenti penali. La Società cercherà di ottenere informazioni da soggetti terzi solo dopo aver formulato un’offerta di lavoro al candidato, informandolo che intende procedere in tal senso.

I dati saranno conservati in una serie di luoghi diversi, tra cui la documentazione relativa alla domanda del candidato, i sistemi gestionali delle Risorse Umane e altri sistemi informatici (compresa la posta elettronica).

 

Perché la Società tratta i dati personali?

La Società deve trattare i dati per intraprendere azioni su richiesta del candidato prima di stipulare un contratto con lo stesso. Deve altresì trattare i dati del candidato per stipulare un contratto con lo stesso.

In alcuni casi, la Società deve trattare i dati per garantire il rispetto dei propri obblighi di legge. Ad esempio, è tenuta a verificare il diritto del candidato prescelto a lavorare nel Regno Unito prima che inizi il rapporto di lavoro.

La Società ha un interesse legittimo a trattare i dati personali durante la procedura di selezione e al fine di conservare una documentazione a riguardo. Il trattamento dei dati per gli aspiranti collaboratori consente alla Società di gestire la procedura di selezione, valutare e confermare l’idoneità del candidato all’impiego e decidere a chi offrire il lavoro. La Società potrebbe anche dover trattare i dati degli aspiranti collaboratori per rispondere a rivendicazioni legali e difendersi da queste.

La Società può trattare categorie speciali di dati, quali informazioni sull’origine etnica, l’orientamento sessuale, la religione o il credo, per monitorare statistiche relative alle assunzioni. Può altresì raccogliere informazioni per verificare se i candidati sono disabili ed eseguire gli adeguamenti ragionevoli per i candidati che hanno una disabilità. La Società tratta tali informazioni per adempiere ai propri obblighi ed esercitare determinati diritti in relazione al rapporto di lavoro.

Per taluni ruoli, la Società è tenuta a richiedere informazioni su condanne e reati penali. Laddove la Società richieda tali informazioni, agisce in tal senso in quanto necessario affinché possa adempiere ai propri obblighi ed esercitare determinati diritti in relazione al rapporto di lavoro.

Qualora la domanda del candidato non vada a buon fine, la Società terrà i suoi dati personali in archivio nell’eventualità che si presentino future opportunità di impiego per le quali il candidato potrebbe essere idoneo. La Società chiederà il consenso del candidato prima di conservare i suoi dati a tale scopo e il candidato è libero di rifiutare il consenso in qualsiasi momento.

 

Chi ha accesso ai dati?

Le informazioni del candidato possono essere comunicate internamente ai fini della procedura di selezione. Ciò comprende i membri del team Risorse umane e selezione, gli esaminatori coinvolti nei colloqui e nella procedura di selezione, i responsabili dell’area aziendale in cui è disponibile la posizione e il personale del settore informatico se l’accesso ai dati è necessario per lo svolgimento dei loro ruoli.

In aggiunta, condivideremo i dati del candidato con i soggetti terzi indicati di seguito:

  • i membri del nostro Gruppo, ossia le nostre controllate, nella definizione della sezione 1159 della legge in materia di società (UK Companies Act 2006) (riportata nell’Allegato A.);
  • qualora fossimo tenuti a divulgare o comunicare i dati personali del candidato in ottemperanza a un obbligo di legge, o in attuazione o applicazione dei Termini e condizioni o dei Termini di utilizzo;
  • nell’eventualità di una vendita o un’acquisizione di un’azienda o degli attivi, potremmo divulgare i dati personali del candidato al possibile venditore o acquirente; o
  • laddove noi o, in sostanza, tutti i nostri attivi fossero acquisiti da un soggetto terzo, i dati personali in nostro possesso saranno uno degli attivi ceduti.
  • SOCOTEC – i nostri revisori che si adoperano affinché manteniamo i nostri standard ISO.

Comunicheremo i dati personali del candidato ad altre entità del nostro Gruppo nell’ambito delle regolari attività di rendicontazione sull’andamento della Società, alla luce di una riorganizzazione aziendale o di un’operazione di riassetto del Gruppo, per supportare la manutenzione del sistema e per l’hosting dei dati.

Tutti i nostri fornitori di servizi terzi o altre entità interni al Gruppo sono tenuti ad adottare appropriate misure di sicurezza per proteggere i dati personali del candidato in linea con le nostre politiche. Obblighiamo detti soggetti terzi a trattare i dati personali del candidato in ottemperanza alle leggi in materia di protezione dei dati e tenerli riservati. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i dati personali del candidato per i loro scopi. Permettiamo loro esclusivamente il trattamento dei dati personali del candidato per determinate finalità e in linea con le nostre istruzioni.

La Società non comunicherà i dati del candidato ad altri soggetti terzi, a meno che la domanda di lavoro del non vada a buon fine e sia formulata un’offerta di lavoro. A questo punto, la Società comunicherà i dati del candidato ai precedenti datori di lavoro per ottenere le referenze, alle aziende che effettuano controlli sulle pregresse attività lavorative per effettuare i necessari accertamenti in tal senso e al Disclosure and Barring Service (DBS, casellario giudiziale) per eseguire le necessarie verifiche dei precedenti penali. Questi soggetti si aggiungono alle altre organizzazioni indicate nella nostra Informativa sulla riservatezza dei dipendenti.

Inoltre, laddove il candidato richiedesse adeguamenti ragionevoli al ruolo, potrebbe essere necessario contattare un fornitore esterno che aiuti a comprendere le condizioni del candidato e a ottenere eventuali dispositivi specialistici. Nessun soggetto terzo sarà contattato senza il consenso del candidato. Tra i soggetti terzi figurano i tema di Occupational Health (Medicina del lavoro), Access to work (Accesso al lavoro) e simili.

La Società non trasferirà i dati del soggetto al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

 

In che modo la Società tutela i dati?

La Società prende seriamente la sicurezza dei dati del candidato e si è dotata di politiche e controlli interni affinché i dati non siano smarriti, distrutti accidentalmente, usati impropriamente o divulgati, e l’accesso ad essi sia garantito solo ai nostri dipendenti nel corretto svolgimento delle loro funzioni. Per maggiori dettagli, consultare la Politica sulla sicurezza delle informazioni, il Coordinamento per la sicurezza delle informazioni, la Politica sulla gestione degli accessi degli utenti e la Politica sullo sviluppo sicuro della Società.

 

Per quanto tempo la Società conserva i dati?

Qualora la domanda del candidato non vada a buon fine, la Società terrà i dati del candidato in archivio per 3 mesi dalla fine della procedura di selezione. Se il candidato accetta di consentire alla Società di archiviare i suoi dati personali, la Società stessa li conserverà per ulteriori 3 mesi per tenerli in considerazione per future opportunità di lavoro. Alla fine di tale periodo, o nel caso il candidato ritiri il consenso prima di tale termine, i dati saranno cancellati o distrutti.

Se la candidatura viene accolta, i dati personali del candidato raccolti nel corso della procedura di selezione saranno trasferiti nel suo fascicolo personale e conservati durante il suo periodo di occupazione. La durata del periodo in cui saranno mantenuti i dati del candidato sarà indicata al candidato in una nuova informativa sulla riservatezza.

 

Diritti del candidato

In qualità persona interessata, il candidato gode di un certo numero di diritti, tra cui:

  • Richiedere l’accesso ai propri dati personali (di norma la cosiddetta “richiesta di accesso ai dati della persona interessata”). Ciò consente al candidato di ricevere una copia dei suoi dati personali in nostro possesso e verificare che li stiamo sottoponendo a un trattamento lecito;
  • Richiedere la rettifica delle informazioni che lo riguardano in nostro possesso. Ciò consente al candidato di far rettificare eventuali informazioni incomplete e inesatte a suo riguardo in nostro possesso;
  • Richiedere la cancellazionedei suoi dati personali. In questo modo il candidato può chiedere che siano cancellati o eliminati i dati personali se non ci sono motivi validi affinché ne proseguiamo il trattamento. Il candidato ha altresì il diritto di chiederci di cancellare o rimuovere i suoi dati personali qualora abbia esercitato il diritto di opporsi al trattamento (si veda sotto);
  • Richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali. Ciò consente al candidato di chiederci di sospendere il trattamento dei dati personali che lo riguardano, ad esempio se desidera accertarne l’esattezza o il motivo del trattamento;
  • Richiedere il trasferimento dei propri dati personali a un altro soggetto.

Se si desidera esercitare uno dei suddetti diritti, contattare il team Conformità all’indirizzo DPO@thebigword.com.

Il candidato non dovrà sostenere alcuna spesa per accedere alle sue informazioni personali (o esercitare uno qualsiasi degli altri diritti succitati). Tuttavia, potremmo applicare una ragionevole commissione laddove la richiesta di accesso sia evidentemente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze, possiamo rifiutarci di andare incontro alla richiesta.

Qualora il candidato ritenga che la Società non abbia rispettato i suoi diritti alla protezione dei dati, può sporgere reclamo presso l’Information Commissioner.

 

Cosa accade se il candidato non fornisce i suoi dati personali?

Il candidato non è soggetto ad alcun obbligo legale o contrattuale di fornire dati alla Società durante la procedura di selezione. Tuttavia, qualora il candidato non fornisca le informazioni, la Società potrebbe non essere in grado di esaminare la sua domanda correttamente o di prenderla in considerazione.

Processo decisionale automatizzato

Le procedure di selezione non sono basate esclusivamente su un processo decisionale automatizzato.