Politica di riservatezza

thebigword Website Privacy Notice V 2.1 May 2018

The Big Word Group Limited (“noi”, “ci” o “nostro”) si impegna a proteggere e rispettare la Sua riservatezza.

La presente Politica (unitamente ai nostri Termini e condizioni), Termini di utilizzo , la nostra Politica sui cookie) e gli altri documenti nella stessa citati) stabilisce la base sulla quale effettueremo il trattamento dei dati personali che raccogliamo da Lei, o che Lei ci fornirà, su www.thebigword.com (il nostro “Sito Web”).

Per “Dati personali” (o informazioni personali), s’intende qualunque informazione relativa a una persona che consente di identificarla, solo ed esclusivamente da tale informazione o insieme ad altre informazioni in nostro possesso.

Noi saremo il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali che Lei ci fornirà o che sono raccolti da noi attraverso il Sito Web, intendendo con ciò che spetterà a noi decidere in che modo detenere e utilizzare le informazioni personali relative a Lei e che saremo tenuti ad avvisarLa in merito alle informazioni presenti nella Politica di riservatezza (“Politica”). È importante che Lei legga la presente Politica al fine di conoscere le nostre modalità e le motivazioni per cui utilizziamo tali informazioni e in che modo le tratteremo.

1. Perché una politica di riservatezza?

Le informazioni che identificano o possono essere utilizzate per identificare una persona fisica sono conosciute come “dati personali”. Tutte le organizzazioni che si occupano del trattamento dei dati devono agire secondo criteri di correttezza, liceità e nel rispetto delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Ciò comporta l’obbligo, in capo a noi, di farLe conoscere le modalità d’uso dei Suoi dati personali. Prendiamo seriamente tutti i nostri obblighi di legge e adottiamo tutti i provvedimenti necessari per garantire il rispetto degli adempimenti nella conservazione e nel trattamento dei Suoi dati personali.

2. Politica di riservatezza del Sito Web

2.1 Per quale motivo raccogliamo dati personali su di Lei?

La Società raccoglierà dati personali relativi a Lei per ottemperare ai suoi obblighi di erogare un servizio, rispondere a una domanda e soddisfare una richiesta di un Cliente. Qualora Lei non fornisse tali dati, non saremmo in grado di darLe le informazioni o rispondere a una Sua domanda.

Per “Dati personali” (o informazioni personali), s’intende qualunque informazione relativa a una persona che consente di identificarla, solo ed esclusivamente da tale informazione o insieme ad altre informazioni in nostro possesso.

2.2 Quali dati personali raccogliamo riguardo a Lei e con quali sistemi?

Possiamo raccogliere i seguenti dati che La riguardano:

  • i Suoi dati di recapito quali nome, società, qualifica di lavoro, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica e Paese di residenza.
  • Procediamo alla raccolta dei dati in svariati modi, compresi i seguenti:
  • se Lei interagisce con noi dal Sito Web, ad esempio compilando moduli, o se comunica con noi mediante e-mail, raccoglieremo i dati personali da Lei fornitici;
  • se Lei ordina uno qualsiasi dei nostri servizi, anche creando un account con noi;
  • se Lei effettua pagamenti o modifica i dati del Suo account;quando Lei visita i nostri siti Web (ad esempio, mediante cookie, il Suo indirizzo IP e altre informazioni generate tramite il browser). Per maggiori informazioni consultare la nostra Politica sui cookie.

2.3 In che modo utilizziamo i Suoi dati personali?

Utilizzeremo tali dati personali al fine di: (i) fornirLe informazioni o servizi che Lei ci richiede; (ii) provvedere alla Sua richiesta di informazioni; o (iii) prendere servizi di pagamento con carta di credito dai nostri portali Web.

In quasi tutti i casi, il conferimento dei Suoi dati avviene su base volontaria. Tuttavia, se Lei ci chiede informazioni o una domanda, non saremo in grado di darLe tali informazioni o rispondere alla Sua domanda, senza ottenere informazioni di base relative a Lei, quali il Suo nome o i dati di recapito. Qualora Lei non fornisse tali dati, non saremmo in grado di darLe le informazioni o rispondere a una Sua indagine.

Se Lei ci ordina servizi dal nostro Sito Web, Le verrà richiesto di indicare il Suo nome e indirizzo di posta elettronica. Senza tali informazioni non saremo in grado di erogarLe i nostri servizi.

Qualunque feedback da Lei fornitoci sarà da noi utilizzato per migliorare il nostro Sito Web e/o il servizio che eroghiamo.

È nostro legittimo interesse riservare tale trattamento ai Suoi dati personali, in quanto è necessario rispondere a una Sua richiesta o domanda, erogarLe i nostri servizi e migliorare il nostro Sito Web e i nostri servizi.

Inoltre, potremmo utilizzare i Suoi dati personali per fornirLe informazioni circa i nostri servizi che riteniamo possano essere di interesse per Lei stesso. Tranne che nei casi in cui sia nostro legittimo interesse utilizzare i Suoi dati personali per fornire allo stesso tali informazioni, otterremo il Suo consenso per agire in tal senso.

Lei può, in qualsiasi momento, chiederci di smettere di utilizzare i Suoi dati personali per finalità di marketing rivolgendosi a noi mediante i dati in calce alla presente Politica di riservatezza.

Non metteremo in atto alcun processo decisionale esclusivamente automatizzato con i Suoi dati personali.

2.4 A chi vengono comunicati i Suoi dati personali?

Divulgheremo tali informazioni a selezionati soggetti terzi che abbiamo incaricato di assisterci nel mettere a disposizione il nostro Sito Web e i nostri servizi, tra cui

  • I nostri servizi di posta di soggetti terzi “Constant Contact” e “Click Dimensions”, che per noi inviano e-mail promozionali. “Constant Contact”, per quanto elabori i dati personali negli Stati Uniti, è stato certificato in base al regime dello scudo della privacy Europa-Stati Uniti (EU/US Privacy Shield Framework), che lo obbliga a proteggere i dati personali in conformità ai principi di suddetto regime. https://www.constantcontact.com/uk/legal/privacy-statement Click Dimensions è ospitato interamente in Microsoft Azure. Maggiori dati sulla sicurezza sono consultabili qui: http://clickdimensions.com/Per maggiori informazioni sulla loro certificazione Privacy Shield visitare https://www.privacyshield.gov/list;
  • I nostri fornitori di analisi e motori di ricerca che ci supportano nel miglioramento e dell’ottimizzazione del nostro Sito Web.

Comunicheremo anche i Suoi dati ai soggetti terzi indicati di seguito:

  • un membro del nostro Gruppo, ossia le nostre controllate, nella definizione della sezione 1159 della legge in materia di società (UK Companies Act 2006) (riportata nell’Allegato A.);
  • qualora fossimo tenuti a divulgare o comunicare i Suoi dati personali in ottemperanza a un obbligo di legge, o in attuazione o applicazione dei Termini e condizioni o dei Termini di utilizzo;
  • nell’eventualità di una vendita o un’acquisizione di un’azienda o degli attivi, potremmo divulgare i Suoi dati personali al possibile venditore o acquirente; o
  • laddove noi o, in sostanza, tutti i nostri attivi fossero acquisiti da un soggetto terzo, i dati personali in nostro possesso saranno uno degli attivi ceduti.

Concluderemo dei contratti con tali soggetti terzi per garantire che rispettino la sicurezza dei Suoi dati e che li usino secondo quanto previsto dalle leggi in materia di protezione dei dati.

2.5 Cambio di finalità

Utilizzeremo i Suoi dati personali per le finalità per cui sono stati raccolti, a patto che non riteniamo ragionevolmente che dobbiamo usarli per un altro motivo e che tale motivo sia compatibile con la finalità originale. Se dobbiamo utilizzare le Sue informazioni per una finalità non correlata, la informeremo e spiegheremo il fondamento giuridico che ci consente di farlo.

2.6 Conservazione dei Suoi dati personali

Conserveremo i Suoi dati personali solamente per il tempo che ci occorre per realizzare le relative finalità per cui sono stati raccolti, e per il tempo che siamo tenuti a conservarli agli effetti di legge e per legittimi interessi aziendali.

2.7 Salvaguardia dei Suoi dati personali

Adotteremo tutti i provvedimenti ragionevolmente necessari per garantire che i Suoi dati siano trattati in modo sicuro e in ottemperanza alla presente Politica, quali la norma ISO 27001 (2013) Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni e il sistema di certificazione Cyber Essentials Plus. Nonostante faremo del nostro meglio per proteggere i Suoi dati personali, non possiamo garantire la sicurezza dei Suoi dati trasmessi al nostro Sito Web. Lei esegue ogni invio a proprio rischio.

Tutti i nostri fornitori di servizi terzi o altre entità in seno al Gruppo sono tenuti ad adottare appropriate misure di sicurezza per proteggere i Suoi dati personali in linea con le nostre politiche. Obblighiamo detti soggetti terzi a trattare i Suoi dati personali in ottemperanza alle leggi in materia di protezione dei dati e tenerli riservati. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i Suoi dati personali per i loro scopi. Permettiamo loro esclusivamente il trattamento dei Suoi dati personali per determinate finalità e in linea con le nostre istruzioni.

La Società prende seriamente la sicurezza dei Suoi dati e si è dotata di politiche e controlli interni affinché i Suoi dati non siano smarriti, distrutti accidentalmente, usati impropriamente o divulgati, e l’accesso ad essi sia garantito solo ai nostri dipendenti nel corretto svolgimento delle loro funzioni. Per maggiori dettagli consultare la Politica sulla sicurezza delle informazioni, il Coordinamento per la sicurezza delle informazioni, la Politica sulla gestione degli accessi degli utenti e la Politica sullo sviluppo sicuro della Società.

2.8 I Suoi diritti

In virtù delle leggi in materia di protezione dei dati Lei gode dei seguenti Diritti:

  • richiedere accesso alle Sue informazioni personali (di norma la cosiddetta “richiesta di accesso ai dati della persona interessata”). In questo modo Lei può ricevere una copia delle informazioni personali che abbiamo in nostro possesso a Suo riguardo e verificare che le stiamo sottoponendo a un trattamento lecito;
  • richiedere la rettifica delle informazioni in nostro possesso relative a Lei. In questo modo Lei può far rettificare eventuali informazioni incomplete e inesatte a Suo riguardo in nostro possesso;
    richiedere la cancellazione delle Sue informazioni personali. In questo modo Lei può chiedere che vengano cancellate o eliminate le informazioni personali in mancanza di motivi validi per noi per continuarne il trattamento. Lei ha altresì il diritto di chiederci di cancellare o rimuovere le Sue informazioni personali ove abbia esercitato il diritto di opporsi al trattamento (si veda sotto);
  • richiedere la limitazione del trattamento delle Sue informazioni personali. In questo modo Lei può chiederci di sospendere il trattamento delle informazioni personali che La riguardano, ad esempio se desidera accertarne l’esattezza o il motivo del loro trattamento; e
  • richiedere una copia delle informazioni personali che Lei ci abbia fornito in un formato strutturato, usato comunemente e per la lettura ottica o richiederci di cederLe a un altro titolare del trattamento.

Lei ha anche il diritto di opporsi al trattamento delle Sue informazioni personali laddove ci basassimo su un interesse legittimo (o quello di un soggetto terzo) e, per circostanze legate alla Sua particolare situazione, Lei volesse opporsi al trattamento su detto fondamento.

Lei non dovrà sostenere alcuna spesa per accedere alle Sue informazioni personali (o esercitare uno qualsiasi degli altri diritti succitati). Tuttavia, potremmo praticare una ragionevole commissione laddove la Sua richiesta di accesso sia evidentemente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze, possiamo rifiutarci di andare incontro alla richiesta.

Potremmo dover richiederLe informazioni specifiche per consentirci di confermarne l’identità e garantirLe il diritto di accedere alle informazioni (o esercitare uno dei Suoi altri diritti). Quanto predetto costituisce un’adeguata misura di sicurezza volta a impedire la divulgazione di informazioni personali a chiunque non abbia il diritto di riceverle.

Di volta in volta, il nostro Sito Web può contenere link a o da altri siti Web che avranno proprie politiche di riservatezza per le quali non ci assumiamo alcuna responsabilità. Prima di inviare dati personali a tali siti Web, verifichi tali politiche.

3. PoliticadiriservatezzadelCliente

3.1 Per quale motivo raccogliamo dati personali su di Lei?

Nell’ambito della procedura di coinvolgimento dei Clienti, la Società raccoglierà e tratterà i dati personali relativi alla richiesta del Cliente.La Società s’impegna ad agire con trasparenza in merito alle sue modalità di raccolta e uso di tali dati e ad adempiere ai suoi obblighi di protezione dei dati.

Per “Dati personali” (o informazioni personali), s’intende qualunque informazione relativa a una persona che consente di identificarla, solo ed esclusivamente da tale informazione o insieme ad altre informazioni in nostro possesso.

3.2 Quali dati personali raccogliamo riguardo a Lei e con quali sistemi?

Nell’ambito della procedura di coinvolgimento dei Clienti, la Società raccoglierà una serie di informazioni a Suo riguardo, che potrebbero comprendere:

  • il Suo nome, indirizzo e dati di recapito, compresi indirizzo di posta elettronica e numero di telefono;
  • dati relativi al Suo ruolo, alla qualifica di lavoro, alla posizione nell’organizzazione del Cliente;

i dati personali possono essere ricavati attraverso le informazioni che Lei ha pubblicato sul sito Web del Cliente o sui siti di social media quali LinkedIn.

I dati saranno conservati in una serie di luoghi diversi, tra cui nei sistemi di gestione dei rapporti con i Clienti della Società e altri sistemi informatici (tra cui l’e-mail).

3.3 In che modo utilizziamo i Suoi dati personali?

Utilizzeremo tali dati personali al fine di: (i) fornirLe informazioni o servizi che Lei ci richiede; (ii) provvedere alla Sua richiesta di informazioni; o (iii) prendere servizi di pagamento con carta di credito dai nostri portali Web.

In quasi tutti i casi, il conferimento dei Suoi dati avviene su base volontaria. Tuttavia, se Lei ci chiede informazioni o una domanda, non saremo in grado di darLe tali informazioni o rispondere alla Sua domanda, senza ottenere informazioni di base relative a Lei, quali il Suo nome o i dati di recapito. Qualora Lei non fornisse tali dati, non saremmo in grado di darLe le informazioni o rispondere a una Sua domanda.

Se Lei ci ordina servizi dal nostro Sito Web, Le verrà richiesto di indicare il Suo nome e indirizzo di posta elettronica. Senza tali informazioni non saremo in grado di erogarLe i nostri servizi.

Qualunque feedback da Lei fornitoci sarà da noi utilizzato per migliorare il nostro Sito Web e/o il servizio che eroghiamo.

È nostro legittimo interesse riservare tale trattamento ai Suoi dati personali, in quanto è necessario rispondere a una Sua richiesta o domanda, erogarLe i nostri servizi e migliorare il nostro Sito Web e i nostri servizi.

Inoltre, potremmo utilizzare i Suoi dati personali per fornirLe informazioni circa i nostri servizi che riteniamo possano essere di interesse per Lei stesso. Tranne nei casi in cui sia nostro legittimo interesse utilizzare i Suoi dati personali per fornire allo stesso tali informazioni, otterremo il Suo consenso per agire in tal senso.

Lei può, in qualsiasi momento, chiedere che smettiamo di utilizzare i Suoi dati personali per finalità di marketing rivolgendosi a noi mediante i dati in calce alla presente Politica di riservatezza.

3.4 A chi vengono comunicati i Suoi dati personali?

Le Sue informazioni possono essere comunicate internamente ai fini di un’operazione di coinvolgimento dei Clienti.Ciò riguarda anche i membri del team di Vendite e Marketing:

  • un membro del nostro Gruppo, ossia le nostre controllate, nella definizione della sezione 1159 della legge in materia di società (UK Companies Act 2006) (riportata nell’Allegato A.);
  • qualora fossimo tenuti a divulgare o comunicare i Suoi dati personali in ottemperanza a un obbligo di legge, o in attuazione o applicazione dei Termini e condizioni o dei Termini di utilizzo;
  • nell’eventualità di una vendita o un’acquisizione di un’azienda o degli attivi, potremmo divulgare i Suoi dati personali al possibile venditore o acquirente; o
  • laddove noi o, in sostanza, tutti i nostri attivi fossero acquisiti da un soggetto terzo, i dati personali in nostro possesso saranno uno degli attivi ceduti.
  • i nostri revisori che si adoperano affinché manteniamo i nostri standard ISO.

Comunicheremo i Suoi dati personali ad altre entità del nostro Gruppo nell’ambito delle regolari attività di rendicontazione sull’andamento della Società, alla luce di una riorganizzazione aziendale o di un’operazione di riassetto del Gruppo, per l’assistenza di manutenzione del sistema e l’hosting dei dati.

3.5 Cambio di finalità

Utilizzeremo i Suoi dati personali per le finalità per cui sono stati raccolti, a patto che non riteniamo ragionevolmente che dobbiamo usarli per un altro motivo e che tale motivo sia compatibile con la finalità originale. Se dobbiamo utilizzare le Sue informazioni per una finalità non correlata, lo informeremo e spiegheremo il fondamento giuridico che ci consente di farlo.

3.6 Conservazione dei Suoi dati personali

Conserveremo i Suoi dati personali solamente per il tempo che ci occorre per realizzare le relative finalità per cui sono stati raccolti, e per il tempo che siamo tenuti a conservarli agli effetti di legge e per legittimi interessi aziendali.

3.7 Salvaguardia dei Suoi dati personali

Adotteremo tutti i provvedimenti ragionevolmente necessari per garantire che i Suoi dati siano trattati in modo sicuro e in ottemperanza alla presente Politica, quali la norma ISO 27001 (2013) Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni e il sistema di certificazione Cyber Essentials Plus. Nonostante faremo del nostro meglio per proteggere i Suoi dati personali, non possiamo garantire la sicurezza dei Suoi dati trasmessi al nostro Sito Web. Lei esegue ogni invio a proprio rischio.

Tutti i nostri fornitori di servizi terzi o altre entità in seno al Gruppo sono tenuti ad adottare appropriate misure di sicurezza per proteggere i Suoi dati personali in linea con le nostre politiche. Obblighiamo detti soggetti terzi a trattare i Suoi dati personali in ottemperanza alle leggi in materia di protezione dei dati e tenerli riservati. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i Suoi dati personali per i loro scopi. Permettiamo loro esclusivamente il trattamento dei Suoi dati personali per determinate finalità e in linea con le nostre istruzioni.

La Società prende seriamente la sicurezza dei Suoi dati e si è dotata di politiche e controlli interni affinché i Suoi dati non siano smarriti, distrutti accidentalmente, usati impropriamente o divulgati, e l’accesso ad essi sia garantito solo ai nostri dipendenti nel corretto svolgimento delle loro funzioni. Per maggiori dettagli consultare la Politica sulla sicurezza delle informazioni, il Coordinamento per la sicurezza delle informazioni, la Politica sulla gestione degli accessi degli utenti e la Politica sullo sviluppo sicuro della Società.

3.8 I Suoi diritti

In virtù delle leggi in materia di protezione dei dati Lei gode dei seguenti Diritti:

  • richiedere l’accesso alle Sue informazioni personali (di norma la cosiddetta “richiesta di accesso ai dati dell’interessato”). In questo modo Lei può ricevere una copia delle informazioni personali che abbiamo in nostro possesso a Suo riguardo e verificare che le stiamo sottoponendo a un trattamento lecito;
  • richiedere la rettifica delle informazioni in nostro possesso relative a Lei. In questo modo Lei può far rettificare eventuali informazioni incomplete e inesatte a Suo riguardo in nostro possesso;
  • richiedere la cancellazione delle Sue informazioni personali. In questo modo Lei può chiedere che vengano cancellate o eliminate le informazioni personali in mancanza di motivi validi per noi per continuarne il trattamento. Lei ha altresì il diritto di chiederci di cancellare o rimuovere le Sue informazioni personali ove abbia esercitato il diritto di opporsi al trattamento (si veda sotto);
  • richiedere la limitazione del trattamento delle Sue informazioni personali. In questo modo Lei può chiederci di sospendere il trattamento delle informazioni personali che La riguardano, ad esempio se desidera accertarne l’esattezza o il motivo del loro trattamento; e
  • richiedere una copia delle informazioni personali che Lei ci abbia fornito in un formato strutturato, usato comunemente e per la lettura ottica o richiederci di cederle a un altro titolare del trattamento.

Lei ha anche il diritto di opporsi al trattamento delle Sue informazioni personali laddove invocassimo un interesse legittimo (o quello di un soggetto terzo) e, per circostanze legate alla Sua particolare situazione, Lei volesse opporsi al trattamento su tale base.

Lei non dovrà sostenere alcuna spesa per accedere alle Sue informazioni personali (o esercitare uno qualsiasi degli altri diritti succitati). Tuttavia, potremmo praticare una ragionevole commissione laddove la Sua richiesta di accesso sia evidentemente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze, possiamo rifiutarci di andare incontro alla richiesta.

Potremmo dover richiederLe informazioni specifiche per consentirci di confermarne l’identità e garantirLe il diritto di accedere alle informazioni (o esercitare uno dei Suoi altri diritti). Quanto predetto costituisce un’adeguata misura di sicurezza volta a impedire la divulgazione di informazioni personali a chiunque non abbia il diritto di riceverle.

Di volta in volta, il nostro Sito Web può contenere link a o da altri siti Web che avranno proprie politiche di riservatezza per le quali non ci assumiamo alcuna responsabilità. Prima di inviare dati personali a tali siti Web, verifichi tali politiche.

4. Aspiranti collaboratori

4.1 Per quale motivo raccogliamo dati personali su di Lei?
La Società raccoglierà i dati personali a Suo riguardo per portare avanti la procedura di selezione.

Per “Dati personali” (o informazioni personali), s’intende qualunque informazione relativa a una persona che consente di identificarla, solo ed esclusivamente da tale informazione o insieme ad altre informazioni in nostro possesso.

4.2 Quali dati personali raccogliamo riguardo a Lei e con quali sistemi?

Nell’ambito della procedura di selezione, la Società raccoglierà e tratterà i dati personali relativi agli aspiranti collaboratori. La Società s’impegna ad agire con trasparenza in merito alle sue modalità di raccolta e uso di tali dati e ad adempiere ai suoi obblighi di protezione dei dati.

Nell’ambito della procedura di selezione, la Società raccoglierà una serie di informazioni a Suo riguardo, compresi:

  • il Suo nome, indirizzo e dati di recapito, compresi indirizzo di posta elettronica e numero di telefono;
  • dati relativi alle Sue qualifiche, competenze, esperienza e precedenti lavorativi;
  • informazioni sul Suo attuale livello di retribuzione, tra cui diritti a prestazioni;
  • una Sua eventuale disabilità per cui la Società deve effettuare ragionevoli adeguamenti durante la procedura di selezione; e
  • informazioni per verificare la Sua identificazione e il diritto a lavorare nel Regno Unito.

La Società può raccogliere tali informazioni in vari modi. Ad esempio, i dati potrebbero essere contenuti in moduli di candidatura, CV, derivati dal Suo passaporto o altri documenti di identità, o raccolti attraverso colloqui o altre forme di valutazione.

Se Le viene offerto l’impiego a seguito della procedura di selezione, avremo necessità di ottenere da Lei maggiori dati personali, i cui dettagli sono contenuti nella nostra Informativa sulla riservatezza dei dati dei dipendenti.

I dati personali possono essere tratti dalle informazioni che lei ha pubblicato su bacheche di lavoro o su siti di social media quali LinkedIn in cui Lei ha dichiarato di essere attualmente alla ricerca di occupazione.

La Società può anche raccogliere dati personali a Suo riguardo da soggetti terzi, tra cui referenze fornite da ex datori di lavoro, informazioni di fornitori che analizzano le pregresse attività lavorative e informazioni tratte dalle verifiche dei precedenti penali. La Società cercherà informazioni da soggetti terzi solo dopo che Le sia stata formulata un’offerta di lavoro e La informerà che intenderà procedere in tal senso.

4.3 In che modo utilizziamo i Suoi dati personali?

La Società deve trattare i dati per prendere azioni su Sua richiesta prima di stipulare un contratto con Lei. Deve altresì trattare i Suoi dati per stipulare un contratto con Lei.

In alcuni casi, la Società deve trattare i dati per garantire che sta rispettando i suoi obblighi di legge. Ad esempio, è tenuta a verificare il diritto del candidato prescelto a lavorare nel Regno Unito prima che inizi il rapporto di lavoro.

La Società ha un interesse legittimo a trattare i dati personali durante la procedura di selezione e al fine di conservare una documentazione a riguardo. Il trattamento dei dati per gli aspiranti collaboratori consente alla Società di gestire la procedura di selezione, valutare e confermare l’idoneità del candidato all’impiego e decidere a chi offrire il lavoro. La Società potrebbe anche dover trattare i dati di aspiranti collaboratori per rispondere a e difendersi da rivendicazioni legali.

La Società può trattare categorie speciali di dati, quali informazioni sull’origine etnica, l’orientamento sessuale, la religione o il credo, per monitorare statistiche relative alle assunzioni. Può altresì raccogliere informazioni per verificare se i candidati sono disabili ed eseguire gli adeguamenti ragionevoli per i candidati che hanno una disabilità. La Società tratta tali informazioni per adempiere ai suoi obblighi ed esercitare determinati diritti in relazione al rapporto di lavoro.

Per taluni ruoli, la Società è tenuta a cercare informazioni su condanne e reati penali. Laddove la Società cerchi tali informazioni, agisce in tal senso in quanto necessario affinché possa adempiere ai suoi obblighi ed esercitare determinati diritti in relazione al rapporto di lavoro.

Se la Sua domanda è infruttuosa, La Società terrà i Suoi dati personali in archivio nell’eventualità che si presentino future opportunità di impiego per le quali Lei potrebbe essere adatto. La Società chiederà il Suo consenso prima di conservare i Suoi dati a tale scopo e Lei è libero di rifiutare il Suo consenso in qualsiasi momento.

4.4 A chi vengono comunicati i Suoi dati personali?

Le Sue informazioni possono essere comunicate internamente ai fini della procedura di selezione. Ciò comprende i membri del team delle Risorse umane e selezione, chi tiene i colloqui nella procedura di selezione, i responsabili nell’area aziendale in cui è disponibile la posizione e il personale del settore informatico se l’accesso ai dati è necessario per lo svolgimento dei loro ruoli.

Comunicheremo anche i Suoi dati ai soggetti terzi indicati di seguito:

  • un membro del nostro Gruppo, ossia le nostre controllate, nella definizione della sezione
  • 1159 della legge in materia di società (UK Companies Act 2006) (riportata nell’Allegato A.);
  • qualora fossimo tenuti a divulgare o comunicare i Suoi dati personali in ottemperanza a un obbligo di legge, o in attuazione o applicazione dei Termini e condizioni o dei Termini di
  • utilizzo;
  • nell’eventualità di una vendita o un’acquisizione di un’azienda o degli attivi, potremmo
  • divulgare i Suoi dati personali al possibile venditore o acquirente; o
  • laddove noi o, in sostanza, tutti i nostri attivi fossero acquisiti da un soggetto terzo, i dati
  • personali in nostro possesso saranno uno degli attivi ceduti.
  •  i nostri revisori che si adoperano affinché manteniamo i nostri standard ISO.

Comunicheremo i Suoi dati personali ad altre entità del nostro Gruppo nell’ambito delle regolari attività di rendicontazione sull’andamento della Società, alla luce di una riorganizzazione aziendale o di un’operazione di riassetto del Gruppo, per l’assistenza di manutenzione del sistema e l’hosting dei dati.

La Società non comunicherà i Suoi dati ad altri soggetti terzi, a meno che la Sua domanda di lavoro non vada a buon fine e non Le formuli un’offerta di lavoro. La Società quindi comunicherà i Suoi dati a precedenti datori di lavoro per ottenere referenze per Lei, fornitori che analizzano le pregresse attività lavorative per ottenere i necessari controlli in tal senso e il Disclosure and Barring Service (DBS, casellario giudiziale) per ottenere le necessarie verifiche dei precedenti penali. Si tratta anche delle altre organizzazioni indicate nella nostra Informativa sulla riservatezza dei dipendenti.

Inoltre, laddove lei richiedesse adeguamenti ragionevoli al Suo ruolo, potrebbe essere necessario contattare un fornitore esterno che aiuti a comprendere le Sue condizioni e a ottenere eventuali dispositivi specialistici. Nessun soggetto terzo sarà contattato senza il Suo consenso. Tra i soggetti terzi figurano la Medicina del Lavoro, l’Accesso al Lavoro e così via.

La Società non cederà i Suoi dati al di fuori dello Spazio economico europeo.

4.5 Cambio di finalità

Utilizzeremo i Suoi dati personali per le finalità per cui sono stati raccolti, a patto che non riteniamo ragionevolmente che dobbiamo usarli per un altro motivo e che tale motivo sia compatibile con la finalità originale. Se dobbiamo utilizzare le Sue informazioni per una finalità non correlata, lo informeremo e spiegheremo il fondamento giuridico che ci consente di farlo.

4.6 Conservazione dei Suoi dati personali

Se la Sua domanda di lavoro è infruttuosa, la Società terrà i Suoi dati in archivio per 3 mesi dalla fine della procedura di selezione che L’ha riguardata. Se Lei accetta di consentire alla Società di archiviare i Suoi dati personali, la Società stessa li conserverà per ulteriori 3 mesi per tenerli in considerazioni per future opportunità di lavoro. Alla fine di tale periodo, o laddove Lei rifiutasse il Suo consenso prima di tale termine, i Suoi dati saranno cancellati o distrutti.

Se la Sua candidatura viene accolta, i dati personali raccolti nel corso della procedura di selezione saranno trasferiti nel Suo fascicolo personale e conservati durante il Suo periodo di occupazione. I periodi nei quali saranno mantenuti i Suoi dati Le saranno indicati in una nuova informativa sulla riservatezza.

I dati saranno conservati in una serie di luoghi diversi, tra cui la documentazione relativa alla Sua domanda, inserita nei sistemi gestionali delle Risorse Umane e altri sistemi informatici (tra cui l’e-mail).

4.7 Salvaguardia dei Suoi dati personali

Adotteremo tutti i provvedimenti ragionevolmente necessari per garantire che i Suoi dati siano trattati in modo sicuro e in ottemperanza alla presente Politica, quali la norma ISO 27001 (2013) Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni e il sistema di certificazione Cyber Essentials Plus. Nonostante faremo del nostro meglio per proteggere i Suoi dati personali, non possiamo garantire la sicurezza dei Suoi dati trasmessi al nostro Sito Web. Lei esegue ogni invio a proprio rischio.

Tutti i nostri fornitori di servizi terzi o altre entità in seno al Gruppo sono tenuti ad adottare appropriate misure di sicurezza per proteggere i Suoi dati personali in linea con le nostre politiche. Obblighiamo detti soggetti terzi a trattare i Suoi dati personali in ottemperanza alle leggi in materia 11 di protezione dei dati e tenerli riservati. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i Suoi dati personali per i loro scopi. Permettiamo loro esclusivamente il trattamento dei Suoi dati personali per determinate finalità e in linea con le nostre istruzioni.

La Società prende seriamente la sicurezza dei Suoi dati e si è dotata di politiche e controlli interni affinché i Suoi dati non siano smarriti, distrutti accidentalmente, usati impropriamente o divulgati, e l’accesso ad essi sia garantito solo ai nostri dipendenti nel corretto svolgimento delle loro funzioni. Per maggiori dettagli consultare la Politica sulla sicurezza delle informazioni, il Coordinamento per la sicurezza delle informazioni, la Politica sulla gestione degli accessi degli utenti e la Politica sullo sviluppo sicuro della Società.

4.8 I Suoi diritti

In qualità persona interessata, Lei gode di un certo numero di diritti, quali la possibilità:

  • richiedere accesso ai Suoi dati personali (di norma la cosiddetta “richiesta di accesso ai dati della persona interessata”). In questo modo Lei può ricevere una copia dei dati personali che abbiamo in nostro possesso a Suo riguardo e verificare che li stiamo sottoponendo a un trattamento lecito;
  • richiedere la rettifica delle informazioni in nostro possesso relative a Lei. In questo modo Lei può far rettificare eventuali informazioni incomplete e inesatte a Suo riguardo in nostro possesso;
  • richiedere la cancellazione dei Suoi dati personali. In questo modo Lei può chiedere che vengano cancellati o eliminati i dati personali in mancanza di motivi validi per noi per continuarne il trattamento. Lei ha altresì il diritto di chiederci di cancellare o rimuovere I Suoi dati personali ove abbia esercitato il diritto di opporsi al trattamento (si veda sotto);
  • richiedere la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali. In questo modo Lei può chiederci di sospendere il trattamento dei dati personali che La riguardano, ad esempio se desidera accertarne l’esattezza o il motivo del loro trattamento;
  • richiedere il trasferimento dei Suoi dati personali a un altro soggetto.

Lei non dovrà sostenere alcuna spesa per accedere alle Sue informazioni personali (o esercitare uno qualsiasi degli altri diritti succitati). Tuttavia, potremmo praticare una ragionevole commissione laddove la Sua richiesta di accesso sia evidentemente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze, possiamo rifiutarci di andare incontro alla richiesta.

Ove ritenga che la Società non abbia rispettato i Suoi diritti alla protezione dei dati, Lei può sporgere reclamo al Commissario all’informazione.

4.9 Cosa accade se Lei non fornisce i dati personali?

Lei non è soggetto ad alcun obbligo previsto per legge o contratto di fornire dati alla Società durante la procedura di selezione. Ciononostante, ove Lei non trasmettere le informazioni, la Società potrebbe non essere in grado di esaminare la Sua domanda correttamente o non procederebbe affatto in tal senso.

4.10 Processo decisionale automatizzato

Le procedure di selezione non sono basate esclusivamente su un processo decisionale automatizzato.

5. Professionistilinguistici

5.1 Per quale motivo raccogliamo dati personali su di Lei?

La Società raccoglierà i dati personali a Suo riguardo per portare avanti la procedura di coinvolgimento di professionisti linguistici.

Per “Dati personali” (o informazioni personali), s’intende qualunque informazione relativa a una persona che consente di identificarla, solo ed esclusivamente da tale informazione o insieme ad altre informazioni in nostro possesso.

5.2 Quali dati personali raccogliamo riguardo a Lei e con quali sistemi?

Nell’ambito della procedura di coinvolgimento di professionisti linguistici, la Società raccoglierà e tratterà i dati personali laddove necessario. La Società s’impegna ad agire con trasparenza in merito alle sue modalità di raccolta e uso di tali dati e ad adempiere ai suoi obblighi di protezione dei dati.

  • Nell’ambito della procedura di coinvolgimento di professionisti linguistici, la Società raccoglierà una serie di informazioni a Suo riguardo, che potrebbero comprendere (e senza limitazioni):
  • il Suo nome, indirizzo e dati di recapito, compresi indirizzo di posta elettronica e numero di telefono;
  • dati relativi alle Sue qualifiche, tariffe di pagamento, specializzazioni, lingue, sesso, date di conseguimento di titoli accademici, esperienza e precedenti lavorativi;
  • informazioni per verificare la Sua identità e il diritto a lavorare nel Regno Unito;
  • la Sua fotografia al fine di poterLe assegnare una cartella di identificazione (ID pack).

La Società può raccogliere tali informazioni in vari modi. Ad esempio, i dati potrebbero essere contenuti in moduli di candidatura, CV, derivati dal Suo passaporto o altri documenti di identità, o raccolti attraverso colloqui o altre forme di valutazione.

I dati personali possono essere tratti dalle informazioni che lei ha pubblicato su bacheche di lavoro o su siti di social media quali LinkedIn in cui Lei ha dichiarato di essere attualmente disponibile a lavorare.

La Società può anche raccogliere dati personali a Suo riguardo da soggetti terzi al fine di riuscire a eseguire verifiche relative al Suo passato. Le verifiche relative al Suo passato (ad esempio copie delle verifiche del DBS), informazioni di accertamento dell’identità (ad esempio copie del passaporto e numero di passaporto, data di scadenza e Paese di residenza), patente di guida o carta d’identità), indicazione di un indirizzo di domicilio e riferimenti. Le verifiche volte ad accertare il Suo passato e la Sua identità (tranne che Lei non sia soggetto a specifici requisiti del Cliente, come illustrato più avanti) può comportare i controlli di sicurezza del personale secondo la norma Baseline Personnel Security Standard (BPSS) (per maggiori dettagli si visiti https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard). La Società esegue tali controlli dal momento che opera regolarmente con enti governativi che prevedono tale adempimento ed è obbligata per contratto a farlo.

5.3 In che modo utilizziamo i Suoi dati personali?

La Società raccoglierà e tratterà i Suoi dati personali laddove sia necessario:

  • consentirci di stipulare e/o eseguire i nostri termini di coinvolgimento con Lei;
  • perseguire interessi legittimi di noi stessi, o di soggetti terzi, quali i nostri Clienti, a patto che i Suoi interessi e diritti non prevalgano su predetti interessi;
  •  per adempiere ai nostri obblighi di legge; e/o
  • con il Suo consenso;

Abbiamo bisogno di tali informazioni per ingaggiarLa quale professionista linguistico e senza di esse non saremmo in grado di aggiungerla al nostro elenco di Professionisti linguistici approvati. In alcuni casi, potremmo anche eseguire (se richiesto dai nostri Clienti o altrimenti necessario) verifiche avanzate per l’approvazione di sicurezza che utilizzeremo per valutare la Sua idoneità prima di ingaggiarLa come Professionista linguistico e per ingaggiarla per eseguire incarichi di lavoro per

I nostri Clienti. Laddove fossero necessarie tali verifiche, La informeremo che intendiamo eseguirli nei Suoi confronti. Se Lei non soddisfa il requisito posto dalle verifiche avanzate per l’approvazione di sicurezza, lei potrebbe non essere in grado di essere ingaggiato come Professionista linguistico, ma ciò non comprometterà la Sua idoneità per futuri potenziali ingaggi con altri Clienti.

5.4 A chi vengono comunicati i Suoi dati personali?

Le Sue informazioni possono essere comunicate internamente ai fini della procedura di coinvolgimento.Ciò comprende i membri del team di selezione, chi tiene i colloqui in seno alla procedura di selezione, i responsabili nell’area aziendale in cui è disponibile la posizione e il personale del settore informatico se l’accesso ai dati è necessario per lo svolgimento dei loro ruoli.

  • Comunicheremo anche i Suoi dati ai soggetti terzi indicati di seguito:
  • un membro del nostro Gruppo, ossia le nostre controllate, nella definizione della sezione 1159 della legge in materia di società (UK Companies Act 2006) (riportata nell’Allegato A.);
  • qualora fossimo tenuti a divulgare o comunicare i Suoi dati personali in ottemperanza a un obbligo di legge, o in attuazione o applicazione dei Termini e condizioni o dei Termini di
  • utilizzo;
  • nell’eventualità di una vendita o un’acquisizione di un’azienda o degli attivi, potremmo divulgare i Suoi dati personali al possibile venditore o acquirente; o
  • laddove noi o, in sostanza, tutti i nostri attivi fossero acquisiti da un soggetto terzo, i dati
  • personali in nostro possesso saranno uno degli attivi ceduti.
  • i nostri revisori che si adoperano affinché manteniamo i nostri standard ISO.

Comunicheremo i Suoi dati personali ad altre entità del nostro Gruppo nell’ambito delle regolari attività di rendicontazione sull’andamento della Società, alla luce di una riorganizzazione aziendale o di un’operazione di riassetto del Gruppo, per l’assistenza di manutenzione del sistema e l’hosting dei dati.

La Società non comunicherà i Suoi dati ad altri soggetti terzi, a meno che la Sua domanda non vada a buon fine. La Società quindi comunicherà i Suoi dati a precedenti datori di lavoro per ottenere referenze per Lei, fornitori che analizzano le pregresse attività lavorative per ottenere i necessari controlli in tal senso e il Disclosure and Barring Service (DBS, casellario giudiziale) per ottenere le necessarie verifiche dei precedenti penali. Si tratta anche delle altre organizzazioni indicate nei nostri Contratti di servizio.

La Società non cederà i Suoi dati al di fuori dello Spazio economico europeo.

5.5 Cambio di finalità

Utilizzeremo i Suoi dati personali per le finalità per cui sono stati raccolti, a patto che non riteniamo ragionevolmente che dobbiamo usarli per un altro motivo e che tale motivo sia compatibile con la finalità originale. Se dobbiamo utilizzare le Sue informazioni per una finalità non correlata, lo informeremo e spiegheremo il fondamento giuridico che ci consente di farlo.

5.6 Conservazione dei Suoi dati personali

Se la Sua domanda di lavoro è infruttuosa, la Società terrà i Suoi dati in archivio per 3 mesi dalla fine della procedura di selezione che L’ha riguardata. Se Lei accetta di consentire alla Società di archiviare i Suoi dati personali, la Società stessa li conserverà per ulteriori 3 mesi per tenerli in considerazioni per future opportunità di lavoro. Alla fine di tale periodo, o laddove Lei rifiutasse il Suo consenso prima di tale termine, i Suoi dati saranno cancellati o distrutti.

Se la Sua candidatura viene accolta, i dati personali raccolti nel corso della procedura di selezione saranno trasferiti nel Suo fascicolo personale e conservati durante il Suo periodo di occupazione. I periodi nei quali saranno mantenuti i Suoi dati Le saranno indicati in una nuova informativa sulla riservatezza.

I dati saranno conservati in una serie di luoghi diversi, tra cui la documentazione relativa alla Sua domanda, inserita nei sistemi gestionali delle Risorse Umane e altri sistemi informatici (tra cui l’e-mail).

5.7 Salvaguardia dei Suoi dati personali

Adotteremo tutti i provvedimenti ragionevolmente necessari per garantire che i Suoi dati siano trattati in modo sicuro e in ottemperanza alla presente Politica, quali la norma ISO 27001 (2013) Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni e il sistema di certificazione Cyber Essentials Plus. Nonostante faremo del nostro meglio per proteggere i Suoi dati personali, non possiamo garantire la sicurezza dei Suoi dati trasmessi al nostro Sito Web. Lei esegue ogni invio a proprio rischio.

Tutti i nostri fornitori di servizi terzi o altre entità in seno al Gruppo sono tenuti ad adottare appropriate misure di sicurezza per proteggere i Suoi dati personali in linea con le nostre politiche. Obblighiamo detti soggetti terzi a trattare i Suoi dati personali in ottemperanza alle leggi in materia di protezione dei dati e tenerli riservati. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i Suoi dati personali per i loro scopi. Permettiamo loro esclusivamente il trattamento dei Suoi dati personali per determinate finalità e in linea con le nostre istruzioni.

La Società prende seriamente la sicurezza dei Suoi dati e si è dotata di politiche e controlli interni affinché i Suoi dati non siano smarriti, distrutti accidentalmente, usati impropriamente o divulgati, e l’accesso ad essi sia garantito solo ai nostri dipendenti nel corretto svolgimento delle loro funzioni. Per maggiori dettagli consultare la Politica sulla sicurezza delle informazioni, il Coordinamento per la sicurezza delle informazioni, la Politica sulla gestione degli accessi degli utenti e la Politica sullo sviluppo sicuro della Società.

5.8 I Suoi diritti

In qualità persona interessata, Lei gode di un certo numero di diritti, quali la possibilità:

  • richiedere accesso ai Suoi dati personali (di norma la cosiddetta “richiesta di accesso ai dati della persona interessata”). In questo modo Lei può ricevere una copia dei dati personali che abbiamo in nostro possesso a Suo riguardo e verificare che li stiamo sottoponendo a un trattamento lecito;
  • richiedere la rettifica delle informazioni in nostro possesso relative a Lei. In questo modo Lei può far rettificare eventuali informazioni incomplete e inesatte a Suo riguardo in nostro possesso;
  • richiedere la cancellazione dei Suoi dati personali. In questo modo Lei può chiedere che vengano cancellati o eliminati i dati personali in mancanza di motivi validi per noi per continuarne il trattamento. Lei ha altresì il diritto di chiederci di cancellare o rimuovere i Suoi dati personali ove abbia esercitato il diritto di opporsi al trattamento (si veda sotto);
  • richiedere la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali. In questo modo Lei può chiederci di sospendere il trattamento dei dati personali che La riguardano, ad esempio se desidera accertarne l’esattezza o il motivo del loro trattamento;
  • richiedere il trasferimento dei Suoi dati personali a un altro soggetto.

Lei non dovrà sostenere alcuna spesa per accedere alle Sue informazioni personali (o esercitare uno qualsiasi degli altri diritti succitati). Tuttavia, potremmo praticare una ragionevole commissione laddove la Sua richiesta di accesso sia evidentemente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze, possiamo rifiutarci di andare incontro alla richiesta.

Ove ritenga che la Società non abbia rispettato i Suoi diritti alla protezione dei dati, Lei può sporgere reclamo al Commissario all’informazione.

5.9 Cosa accade se Lei non fornisce i dati personali?

Lei non è soggetto ad alcun obbligo previsto per legge o contratto di fornire dati alla Società durante la procedura di selezione. Ciononostante, ove Lei non trasmettere le informazioni, la Società potrebbe non essere in grado di esaminare la Sua domanda correttamente o non procederebbe affatto in tal senso.

6. Dati di recapito

Per eventuali chiarimenti, commenti o richieste riguardanti la presente Politica o se desidera esercitare uno dei diritti succitati, Lei può contattarci nelle seguenti modalità;

  • mediante e-mail a thebigword Data Protection Officer [Responsabile protezione dati] DPO@thebigword.com
  • telefonicamente al numero 0870 748 8000; o
  •  posta scrivendo a The Compliance Team, thebigword, Link Up House, Ring Rd, Leeds LS12 6AB